Anfrage gemäß § 15 der Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse der Stadt HertenBetreff: Systematische Verzögerungen bei der Weiterleitung von Einladungen des Städte- und Gemeindebundes NRW

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

die Stadt Herten ist Mitglied im Städte- und Gemeindebund Nordrhein-Westfalen (StGB NRW). In der Ratssitzung am 26.11.2025 wurden die Vertreter*innen der Stadt für die entsprechenden Gremien ordnungsgemäß benannt.

Aktuell stellen wir jedoch fest, dass die verwaltungsinterne Weiterleitung von Einladungen an die legitimierten Vertreter*innen mangelhaft ist. Dies betrifft derzeit zwei konkrete Vorgänge:

  1. Mitgliederversammlung am 30.04.2026: Obwohl die Einladung durch den StGB NRW fristgerecht versandt wurde, hat unser Vertreter, Patrick Berner, bis heute keine Einladung über das Rathaus erhalten. Dies wurde uns auch von weiteren Vertreter*innen bestätigt.
  2. Tagung am 07.05.2026: Zu dieser Veranstaltung ist den Vertreter*innen die Einladung erst jetzt zugegangen. Das Schreiben des StGB NRW trägt das Datum vom 16.03.2026. Da die Anmeldefrist bereits am 30.04.2026 endet, verbleibt den Ehrenamtlichen kaum Spielraum für die notwendige Terminplanung und Anmeldung. Auch hier liegt eine erhebliche Verzögerung in der städtischen Post- bzw. Weiterleitung vor.

Da es sich um ein seit Jahren etabliertes Verfahren handelt, sind diese Versäumnisse nicht akzeptabel.

Vor diesem Hintergrund bittet die Fraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN um die Beantwortung folgender Fragen:

  1. Gründe der Verzögerung: Warum wurden die Einladungen zur Mitgliederversammlung sowie zur Tagung am 07.05.2026 (trotz Ausstellungsdatum 16.03.2026) nicht unverzüglich an die benannten Vertreter*innen weitergeleitet?
  2. Sicherstellung der Vertretung: Wer wird die Stadt Herten bei der Mitgliederversammlung am 30.04.2026 vertreten, wenn die ordnungsgemäß benannten Vertreter*innen aufgrund fehlender Informationen nicht teilnehmen können?
  3. Prozessoptimierung: Wie stellt die Stadtverwaltung künftig sicher, dass demokratisch benannte Vertreter*innen ihre Einladungen zu Gremiensitzungen und Verbandsterminen zuverlässig und ohne erhebliche Verzögerungen erhalten?
  4. Verantwortlichkeiten: Wurde innerhalb der Verwaltung geprüft, an welcher Stelle der Informationsfluss unterbrochen wurde, um künftig einen ordnungsgemäßen Ablauf und die Wahrnehmung der Vertretungsrechte sicherzustellen?

Wir bitten aufgrund der auslaufenden Fristen um eine kurzfristige Beantwortung.